IJsclub Otweg gebruikt verschillende middelen om geïnteresseerden te informeren over zaken die op onze vereniging spelen. De website, het clubblad, social media, informatieboekjes en het beleidsplan zijn voorbeelden van deze uitingen. Voor deze middelen gebruiken we natuurlijk tekst, vaak aangevuld met foto’s of filmpjes van onze activiteiten. Daarbij zijn we ons er van bewust dat deze informatie en beelden voor iedereen zichtbaar zijn.

In mei 2018 is er een (intern) protocol gegevensbescherming gereed gekomen waarin diverse zaken zijn beschreven. Over de veiligheid van onze website, de afspraken met onze relaties, de omgang met onze e-mailaccounts, de ledenadministratie, bewaartermijn en onze interne gegevensuitwisseling en meldingsprotocol bij een eventueel ‘datalek’. Dit protocol is in juni 2018 tijdens een bestuursvergadering geaccordeerd en geformaliseerd.

Veelal zaken spelen op de achtergrond dus. Voor wat betreft het plaatsen van informatie en beelden hanteert IJsclub Otweg een paar vuistregels:

• Er worden geen adressen of andere persoonsgegevens van leden of vrijwilligers gepubliceerd, behalve na toestemming als dat functioneel is (bijvoorbeeld bereikbaarheid van bestuur, commissies en trainers).
• Er worden geen volledige naamlijsten van trainingsgroepen openbaar gepubliceerd.
• Bij foto’s op de website, clubblad of (social) media kan een lid van onze vereniging of ouder bezwaar maken tegen plaatsing van foto’s, het materiaal wordt dan onmiddellijk verwijderd.
• Bij foto’s in drukwerk kan een lid van onze vereniging / ouder bezwaar maken, deze foto zal dan in het vervolg niet meer worden gebruikt voor drukwerk.

Mocht het ondanks deze regels toch gebeuren dat een tekst of afbeelding op de website terecht is gekomen waar een trainingslid of een ouder bezwaar tegen heeft, dan kan dit gemeld worden via info@ijsclubotweg.nl.

Ook als u andere vragen heeft over gegevensbeveiliging, kunt u contact opnemen met ons bestuurslid vrijwilligerszaken via hetzelfde e-mailadres.